Online digital storage di PMTech
Online Digital Storage è un sistema semplice ed efficace di condivisione di documenti elettronici. Non si deve installare nulla sul personal computer, ma tramite semplice connessione ad Internet è possibile accedere a documenti digitali importanti evitando complicati ed onerosi processi di stampa ed invio del materiale cartaceo.
Come funziona
L'accesso tramite Username e Password garantisce sicurezza e riservatezza dei documenti gestiti. Dopo l'autenticazione l'utente finale ha la possibilità di visionare i documenti che gli sono stati condivisi, in ordine cronologico, con la capacità di poter stampare, o salvare sul proprio personal computer l'informazione ricevuta.
Una notifica iniziale via email viene inviata con la creazione del profilo utente. Questa prevede la presenza dei codici da utilizzare per l'accesso all'archivio digitale e riferimenti informativi sull'utilizzo dello stesso. Successive notifiche (una per ogni nuovo documento) indicano all'utente finale la presenza di una nuova informazione condivisa, che attraverso il link presente, potrò essere visionata, stampata o salvata sul proprio personal computer.
Lo strumento permette la navigazione tra i documenti attraverso filtri opportunamente personalizzabili, e da evidenza immediata della data di ricezione e della categoria delle informazioni gestite. Opportuni processi interni permetteranno di sapere se il documento inviato e condiviso è stato effettivamente visionato, elemento importante soprattutto per quelle categorie documentali ove è presente una data di scadenza del pagamento.
Benefici
L'accesso alle informazioni è garantito in modo continuativo ed autonomo per ogni utente. La presenza di un archivio digitale permette lo smistamento efficace ed automatizzato della corrispondenza formale tra professionista e cliente, erogando un nuovo servizio di qualità adeguato al moderno Codice dell'Amministrazione Digitale. Innumerevoli benefici sono apprezzati e sintetizzati in:
- Eliminazione del processo di stampa ed invio con posta ordinaria della corrispondenza
- Condivisione immediata dei documenti e dei prospetti generati per i clienti
- Processo di notifica automatica al destinatario per ogni documento inserito nell'archivio digitale
- Accesso al documento in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione connessa ad internet
- Conservazione integrale del documento per lunghi periodi
- Uno strumento di facile adozione da parte di tutti che aiuta a ridurre la produzione della carta ed a facilitare la vita dei cittadini.
